نرم افزار حضور و غیاب چگونه به کسب و کار شما کمک می کند؟

هر مجموعه کوچک یا بزرگ با دارا بودن تعداد مشخصی پرسنل نیازمند زیرنظر قرار دادن ساعات کاری و عبور و مرور کارکنان خود است و برای تحلیل عملکرد و همین طور محاسبه ساعات کاری و اضافه کاری ها جهت محاسبه حقوق نیازمند منظم کردن و ثبت رفت و آمد کارکنان خود است. در حال حاضر برای تسریع فرآیند این محاسبات و دقت و نظم در ثبت وقایع کسب و کار های مختلف از نرم افزارهای حضور و غیاب استفاده می کنند. در این مقاله به بررسی نقش استفاده از نرم افزارهای حضور و غیاب در کسب و کار می پردازیم.

کارکرد نرم افزار حضور و غیاب

در کنترل و بهبود منابع انسانی، نظارت بر عملکرد کارکنان اهمیت بسیاری دارد که این نظارت شامل عملکرد کمی و کیفی می شود. نرم افزار های حضور و غیاب با ثبت و طبقه بندی دقیق زمان های ورود و خروج، ساعات اضافه کاری و مرخصی کارکنان یک منبع کامل از اطلاعات مورد نیاز برای بررسی عملکرد کیفی افراد را در اختیار مدیران قرار می دهند. این سیستم ها کمترین میزان خطای ممکن را دارند و دسترسی به اطلاعات حضور و غیاب کارکنان را بسیار آسان می کنند.

نقش نرم افزارهای حضور و غیاب در مدیریت کسب و کار

استفاده از نرم افزار های حضور و غیاب نقش مهمی در مدیریت و ساماندهی کارکنان یک مجموعه دارد و با دقت در حضور و غیاب و ثبت ساعت های کاری همچنین دسترسی آسان و سریع به این اطلاعات امکان ارزیابی کارکنان و عملکرد و شیوه فعالیت آنها را بدون خطا به صاحبان کسب و کار می دهد.

دقت و عدم وجود خطا در این نرم افزار ها بسیار قابل توجه است و در پروسه محاسبه دستمزد و کاهش خطاهای انسانی و اتلاف وقت نقش مهمی بر عهده دارد، در این روش با کمترین میزان نظارت و کنترل بیشترین تسلط و آگاهی روی حضور و غیاب پرسنل در اختیار کارفرما قرار می گیرد.

نرم افزارهای حضور و غیاب چه تاثیری در عملکرد کارکنان دارند؟

استفاده از نرم افزار های حضور و غیاب در فضای کار نشان دهنده نظارت دقیق و ارزش و اهمیت زمان بندی حضور کارکنان در مجموعه است. در صورتی که کارکنان متوجه دقت و بررسی روی زمان حضور خود در محیط کار شوند اهمیت بیشتری برای ساعات ورود و خروج خود قائل می شوند و از طرفی با توجه به دیده شدن ساعات کاری هر فرد انگیزه ای برای حضور به موقع و مورد توجه گرفتن نظم فردی ایجاد می شود.

ویژگی های نرم افزار حضور و غیاب

• ثبت ساعات ورود و خروج: مهم ترین و اصلی ترین هدف یک نرم افزار حضور و غیاب ارائه امکان ثبت ساعات ورود و خروج به کارکنان است.
• مدیریت غیبت ها: علاوه بر ساعات حضور کارکنان یک نرم افزار حضور وغیاب باید امکان مشخص کردن و نظارت بر غیبت های کارکنان به دلایل مختلف را هم فراهم کند.
• دقت در محاسبه حقوق و دستمزد: با طبقه بندی و یکپارچه کردن اطلاعات زمان بندی حضور و ورود و خروج کارکنان گزارش کاملی برای محاسبه دستمزد پرداختی در اختیار مدیران قرار می گیرد.
• اطمینان از درست بودن اطلاعات: به دلیل این که کارکنان تنها با حضور در محل کار امکان ثبت حضور خود را دارند احتمال خطا و یا تقلب از بین می رود و اطمینان کامل از صحت اطلاعات موجود حاصل می شود.
• ارائه گزارش: نرم افزار حضور و غیاب با توجه به داده های موجود در سیستم گزارش و تجزیه و تحلیل کاملی از اطلاعات در اختیار شما قرار می دهد و با استفاده از این گزارشات می توان برنامه و تغییراتی برای بهبود عملکرد پرسنل در قالب ساعت کاری در نظر گرفت.
• حذف فرایند ثبت دستی: حتی در مجموعه های کوچک ثبت دستی حضور و غیاب کارکنان پاسخگو نیست و امکان خطا در حد زیادی وجود دارد دارد علاوه بر این موجب اتلاف وقت و بی نظمی نیز می شود. مصرف کاغذ و اشغال فضا نیز نکته منفی دیگر در ثبت دستی اطلاعات حضور و غیاب است که نرم افزار حضور و غیاب این معضل را حل کرده و در بهبود عملکرد مجموعه موثر است.

انواع نرم افزار حضور و غیاب

نرم افزار های حضور و غیاب به دو نوع تک کاربره و چند کاربره تقسیم می شوند. نرم افزار حضور و غیاب تک کاربره تنها روی یک سیستم نصب می شود و مناسب برای کسب و کار های کوچک است. کار با این نرم افزار بسیار آسان و ساده است.

نرم افزارهای چند کاربره همان طور که قابل حدس است بر روی چند کامپیوتر نصب می شوند که این سیستم ها به یک سرور اصلی متصل اند، این نوع نرم افزار برای کسب و کارهای بزرگتر و شرکت ها مورد اسستفاده قرار می گیرد.

نرم افزار های حضور و غیاب به سه دسته دیگر ویندوزی، تحت وب و اپلیکیشن های موبایلی تقسیم می شوند. نرم افزار های ویندوزی روی سیستم نصب می شوند و دسترسی به اطلاعات آن ها تنها در صورت نصب بودن روی سیستم امکان پذیر است، اما نرم افزارهای تحت وب نیازی به نصب روی کامپیوتر کاربر را ندارد و با نصب نرم افزار روی سرور اصلی تمامی کاربران با استفاده از مرورگر وب و دارا بودن اطلاعات ورود، امکان دسترسی به اطلاعات در هر نقطه ای را دارند.

مزایای نرم افزار های حضور و غیاب

نرم افزار های حضور و غیاب کار ثبت تردد پرسنل و زمان های مرخصی و اضافه کاری آن ها را به صورت منظم و دقیق انجام می دهند. این نرم افزارها کار محاسبه حقوق و پرداخت دستمزد را بسیار تسریع و تسهیل می کنند و دقت و نظم این نرم افزارها بسیار بالا و قابل اطمینان است، همچنین این شیوه از ثبت رفت و آمد کارکنان در مقایسه با ثبت دستی آن، موجب کاهش مصرف کاغد می شود پس با استفاده از این نرم افزار ها علاوه بر صرفه جویی در زمان در مصرف کاغذ نیز صرفه جویی می شود.

نرم افزار های حضور و غیاب با دقتی که در ثبت وقایع دارند امکان محاسبه ریز و منصفانه پرداخت های ماهیانه به کارکنان را فراهم می کنند. در دسترس بودن اطلاعات در هر زمانی از مزیت های دیگر نرم افزار حضور و غیاب است.

به طور کلی مزایای نرم افزار حضورو غیاب عبارت اند از:

مدیریت کسب و کار بهینه و کارآمد

یکی از مزایای اصلی نرم افزار حضور و غیاب این است که به صورت موثری می تواند محیط کار را مدیریت کند. استفاده از یک نرم افزار حضور و غیاب به عنوان راه حل به مدیران این امکان را می دهد تا برنامه ریزی بهتری را برای کارها انجام دهند. با این کار می توان کارایی را افزایش داد، به بهره وری بیشتری دست یافت و هزینه ها را مدیریت کرد.

هر سیستم حضور و غیاب یک پنل تحلیلی دارد که به مدیران اجازه می دهد تا داده ها را به مرور زمان بررسی کنند، به دنبال فرصت های جدیدی برای بهتر شدن باشند و مشکلاتی را که باعث کاهش بهره وری می شوند را از میان بردارند.

کمک به صرفه جویی در زمان و هزینه

روش های حضور و غیابی که یک شرکت یا کسب و کار انتخاب می کند مهم تر از آن چیزی است که شما فکر می کنید. به عنوان نمونه، ممکن است سیستم های قدیمی یا دستی حضور و غیاب به ناکارآمدی، هزینه های غیر ضروری و نارضایتی کارمندان منجر شوند.

با رقابت های موجود در بخش صنعت که از قبل هم بیشتر شده است کسب و کار های اندکی وجود دارند که فارغ از اندازه آن کسب و کار می تواند چنین اشتباهات پرهزینه ای را در عملکرد هایش تاب بیاورد.

کمک به هماهنگ شدن کارمندان به قوانین حضور و غیاب

هر قانونی را که شرکت تان تعیین می کند با یک نرم افزار حضور و غیاب به افراد کمک می کند تا با شرایط وفق پیدا کنند، زیرا به مدیران این امکان را می دهد که اعلاناتی تنظیم کنند و فورا در مورد هر گونه تناقض زمانی به افراد و کارمندان هشدار داده شود.

بالا بردن سطح رضایت کارمندان

مدیریت و کنترل درخواست مرخصی کارمندان، بخش مهمی از فرایند مدیریت به منظور حفظ یک محیط کاری رضایت بخش است. وقتی رضایت کارمندان افزایش پیدا کند مسائلی مانند ترک از کار به میزان قابل توجهی کاهش می یابد.

شرکت هایی که به کارمندان شان اجازه می دهند ساعت های بیشتری را کار کنند تا درآمدشان افزایش یابد، حال آنکه با مرخصی ها یا زمان بندی هایشان کنار می آیند، عموما تجربه کاری بسیار لذت بخشی برای کارمندان فراهم می کنند.

با سیستم های اتوماتیک حضور و غیاب، شما می توانید بازبینی، تایید یا رد درخواست مرخصی را به سرعت انجام دهید. و با مرخصی های برنامه ریزی شده می توانید اثر این غیبت را بر مجموعه هایتان به حداقل برسانید.

نتیجه گیری

در این مقاله از ویژگی ها و امکاناتی که نرم افزارهای حضور و غیاب برای مدیریت کسب و کار در اختیار مدیران قرار می دهند صحبت کردیم و متوجه ارزش و اهمیت نظم، دسترسی آسان و سریع به اطلاعات و صرفه جویی در زمان و همچنین دقت و کم خطا بودن ثبت اطلاعات در استفاده از نرم افزار های حضور و غیاب برای بهبود عملکرد در کسب و کار شدیم. امیدوارم از مطالب این مقاله استفاده لازم را برده باشید.