مدیریت هزینه غیبت ها

هزینه های بسیاری وجود دارد که با غیبت در ارتباط است. بسیاری از دلایل عدم حضور کارکنان مانند شرایط آب و هوایی و شرایط ترافیکی به نظر موجه است. با این حال این موارد بر بهره وری کسب و کار شما مؤثر است و به عنوان یک کارفرما باید بدانید سبب و راه حل غیبت ها چیست.

انواع غیبت

سه نوع غیبت وجود دارد که بر کارکرد هر شرکت تأثیر می گذارد: غیبت های برنامه ریزی شده، غیبت های برنامه ریزی نشده و غیبت ساعتی. غیبت های برنامه ریزی شده شامل تعطیلات و یا مرخصی ها، غیبت های برنامه ریزی نشده مانند روزهای بیماری و… غیبت های ساعتی مانند تأخیرها و یا طولانی تر کردن زمان های استراحت و یا ترک زودهنگام محل کار. کارفرمایان انتظار دارند که کارکنان هرساله تعداد مشخصی از روزها را غیبت کنند و این اجتناب ناپذیر است. اما به همین دلیل هزینه هایی بابت استعلاجی ها و مرخصی ها اختصاص داده شده است. هنگامیکه کارکنان از غیبت های استعلاجی و ساعتی استفاده می کنند می توانند بهره وری را کاهش دهند و در نهایت بر سرمایه مالی کسب و کار تاثیر بگذارند.

غیبت های برنامه ریزی نشده برای کسب و کارها بالغ بر ۳۶۰۰ دلار در سال برای کارگر ساعتی و ۲۶۵۰ برای هر کارمند حقوق بگیر هزینه دارد. علیرغم هزینه بالای غیبت ها، بعضی از کارفرمایان تأثیرات آن را به درستی محاسبه نمی کنند. کارفرمایان باید بداند که به چه میزان کارکنان آن ها بدون دلیل از کار غیبت می کنند تا بتوانند تأثیر غیبت ها بر کسب و کار خود را مدیریت کنند. برای انجام این کار ابتدا باید پیچیدگی هایی که ممکن است باعث غیبت یک کارمند شود را در نظر بگیرید.

هزینه های غیبت

همانطور که در بالا بیان شد، غیبت کارکنان از محل کار بر بهره وری و در بلند مدت بر سرمایه و مسائل مالی شرکت اثر گذار خواهد بود. مطالعات نشان می دهد که هزینه های مرتبط با غیبت در کسب و کارهای مختلف، متفاوت است و بیشترین ضرر در موقعیت های حرفه ای تر است. فوربز جدولی را منتشر کرده است که در آن هزینه های سالانه کاهش بهره وری به علت غیبت ها را نشان می دهد که شوکه کننده است.

برطبق جدول، هزینه های سالانه کاهش بهره وری به علت غیبت در موقعیت های حرفه ای (شامل معلمان، پزشکان و پرستاران) در حدود ۲۴٫۲ میلیارد دلار است، درحالیکه برای کشاورزان و ماهیگیران فقط ۰٫۱۶ دلار است.

هزینه های ناشی از غیبت می تواند مستقیم و یا غیر مستقیم باشد. هزینه های مستقیم از جایگزینی کارگران، مرخصی های گزارش نشده، پرداخت اضافه کاری درصورتیکه کارمند حضور ندارد و از عدم بهره وری زمانیکه نمی توان جایگزینی پیدا کرد، ناشی می شود. هزینه های غیر مستقیم شامل کیفیت ضعیف محصولات و یا خدمات، بهره وری پایین، استرس کارکنانی که نیاز به وقت اضافه برای اتمام کار دارند، گردش مالی بیشتر و ….

کاهش هزینه ها با پیگیری غیبت ها

به منظور کاهش هزینه های مرتبط با غیبت ها، صاحبان مشاغل باید ابتدا میزان غیبت ها را کاهش دهند. درحالیکه کارکنان نمی توانند غیبت های خود را کاملا حذف کنند، کارفرما می تواند با ثبت زمان حضور و غیاب، غیبت ها را کنترل کند. کارفرمایان باید سیستمی برای مدیران و کارکنان داشته باشند تا بررسی کنند چه میزان از ساعات کاری دزدیده شده است. یک راهکار آنلاین و ابری مانند نرم افزارهای حضور و غیاب اتنسی برای ثبت غیبت کارکنان عالی است.

کاهش هزینه های پرداختی

سامانه حضور و غیاب، الگوها و گزارش های دقیق تری را برای مدیریت ارائه می کنند و می توانند هزینه های اضافه کاری را کاهش دهند. برخی از نرم افزارهای حضور و غیاب با برنامه ریزی قادر خواهند بود کارکنان را بر اساس در دسترس بودن و ساعات کاری در طول هفته پوشش دهند. مطالعات نشان داده است که شرکت هایی که از نرم افزارهای تخصصی برای  پیگیری ساعت کارکنان خود استفاده می کنند، نرخ های غیبت کمتری دارند.

افزایش بهره وری

با مدیریت غیبت ها، مدیران قادر به پیش بینی و برنامه ریزی بهتر و درنتیجه انگیزه و بهره وری بیشتر کارکنان خواهند بود. مدیریت ساعات کاری کارکنان تضمین می کند که محدودیت های اضافه کاری بیش از حد نیست، و کاهش فرسودگی شغلی و بهبود بهره وری را به همراه دارد.